A transformação para o digital é um caminho sem volta. As instituições têm colocado, cada vez mais, essa estratégia como um dos pilares para melhorar a experiência do usuário com os serviços que oferecem. No Governo do Estado do Espírito Santo, trilhamos o mesmo caminho. Prova disso é a implementação do nosso Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos, o e-Docs.
A ferramenta possibilita a autuação e tramitação de processos administrativos de forma totalmente on-line. São inúmeros os benefícios proporcionados por essa mudança tecnológica. Podemos destacar a transparência, celeridade, segurança dos dados, otimização dos fluxos de trabalho, além do compromisso com o meio ambiente na drástica redução de impressões.
Especialmente durante o período de isolamento social, ele permitiu ainda a realização temporária do trabalho remoto pelos profissionais do Estado que, mesmo em situação adversa, continuaram a prestar todos os serviços com qualidade.
Optamos por intensificar o uso do e-Docs à medida que a organização e as pessoas se adaptavam. Afinal, estávamos lidando com uma cultura há muito instituída na Administração Pública: o uso do papel. A transição do físico para o digital não se resumiu à construção e à entrega do sistema. A curva de assimilação passou por vários níveis de engajamento, desde os servidores mais abertos à inovação até os mais resistentes.
No primeiro ano de existência, mais de um milhão de documentos foram adicionados ao sistema. Cerca de 15 toneladas de papel deixaram de circular, proporcionado economia ao Estado e tornando o nosso trabalho mais sustentável.
A ferramenta também está disponível para o cidadão, que não precisa se deslocar até os órgãos para dar entrada ou entregar documentos. Em poucos passos é possível fazer esta tramitação, através do portal acessocidadao.es.gov.br. Um exemplo recente foi o de uma usuária, residente no interior de Santa Teresa, na Região Serrana, que necessitava protocolar um requerimento de instalação de redutor de velocidade na localidade de São João de Petrópolis, conhecida como “Barracão”. Em vez de se deslocar até o Departamento de Edificações e de Rodovias do Espírito Santo (DER-ES), em Vitória, a requerente acessou o e-Docs e protocolou. Por meio do sistema ela pôde, inclusive, acompanhar a tramitação do pedido.
O e-Docs foi desenvolvido com mão de obra própria. Não há uma linha de código de terceiros. Toda a expertise para customização e manutenção do sistema é do nosso Governo. A construção integrada entre a Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger) e o Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação (Prodest) contribuíram para implementação mais rápida da ferramenta entre as Secretarias e órgãos estaduais.
Estamos desafiados a uma nova fase! Pretendemos disponibilizar o e-Docs a entes de outros Poderes e aos municípios. Diversos Estados da federação já nos visitaram em busca de ideias e interessados em levar o nosso código fonte. Nosso e-Docs é um golaço!
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A autora é secretária de Estado de Gestão e Recursos Humanos
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