Engana-se quem pensa que a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) impactará apenas os dados dos empregados e ex-empregados das empresas. A LGPD nas relações trabalhistas se aplica desde a fase pré-contratual.
Neste momento, a empresa precisa ficar atenta e limitar as informações solicitadas aos candidatos, de modo que sejam coletados e tratados apenas os dados estritamente necessários para finalidade da seleção de candidatos, evitando que sejam coletadas informações que possam gerar qualquer tipo de discriminação. Além disso, a empresa deverá informar a finalidade do uso dos dados e o prazo que os dados serão mantidos.
Vale ressaltar que, em relação aos currículos que fazem parte do processo de recrutamento e seleção, a qualquer momento a pessoa poderá solicitar a exclusão dos seus dados e a empresa deverá obedecer. Na fase contratual, o contrato de trabalho, por exemplo, passa a ser um documento repleto de dados pessoais, o que amplia a responsabilidade sobre este documento.
Em se tratando de dados totalmente relacionados à execução do contrato de trabalho e do serviço executado, a empresa possui o direito de coletar e utilizar esses dados para aquela finalidade, porém, caso seja uma informação acessória, é necessário o consentimento do empregado.
Os contratos devem conter cláusulas específicas relacionadas ao consentimento para o uso dos dados das informações dos colaboradores quando a base legal para tratamento depender da sua anuência.
Do mesmo modo, se fazem necessárias também cláusulas que expressem a responsabilidade do colaborador quanto à guarda e sigilo das informações que ele possa ter acesso em decorrência da atividade desempenhada dentro da empresa. Quanto ao término do contrato de trabalho, o empregado pode solicitar a exclusão dos seus dados, porém, há algumas exceções.
Por conta das características do contrato de trabalho e a possibilidade de solicitação desses documentos pela justiça trabalhista e/ou previdenciária ou, ainda, por obrigação legal, alguns dados e informações deverão ser armazenados pela empresa por muitos anos.
Para finalizar, a melhor maneira das empresas lidarem com a LGPD nas relações trabalhistas é terem tudo regulamentado de modo específico, evitando possíveis vazamentos. Quanto antes as organizações implementarem a LGPD e adequarem seus procedimentos, menores serão os riscos de sofrer as consequências de uma eventual infração legal.
É válido ressaltar ainda que, embora as penalidades administrativas que poderão ser aplicadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) passem a valer a partir de 1º de agosto de 2021, as empresas já são obrigadas ao cumprimento das regras da LGPD, sendo passível de serem responsabilizadas judicialmente por eventuais danos causados aos titulares de dados pessoais pela violação de quaisquer das regras estabelecidas.
O autor é advogado, especialista em Direito do Trabalho, Previdenciário e Cível
* Este texto não traduz, necessariamente, a opinião de A Gazeta
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