Diante do cenário de incertezas em decorrência da pandemia, empresários estão sendo obrigados a rever as movimentações financeiras do negócio quase diariamente para controlar a flutuação de faturamento, folha de pagamento e estoque.

Em São Paulo, por exemplo, o governador João Doria (PSDB) tem adotado política do "aperta e solta". Na semana passada, o tucano suspendeu decreto que determinava fechamento dos serviços não essenciais em algumas cidades, incluindo a capital, nos dias úteis das 20h às 6h e nos fins de semana e feriados.

Com a mudança, restaurantes, shoppings e lojas de rua voltaram a funcionar aos sábados e domingos com horário reduzido nas regiões que estão na fases laranja e amarela do plano de flexibilização.

Para tomar decisões assertivas com tantas mudanças, o empreendedor precisa, em primeiro lugar, analisar a saúde financeira da empresa, afirma Luiz Henrique Barbosa, fundador da consultoria C2W Consulting.

Um sinal de alerta deve acender quando o dinheiro em caixa não é suficiente para cobrir as despesas de pelo menos três meses. "A imprevisibilidade da receita na pandemia demanda ações imediatas para proteger o caixa e evitar a ruptura na operação, que leva a empresa para um ciclo destrutivo", diz.

Para minimizar os impactos, diminuir a margem de lucro e promover descontos podem não ser simpáticos ao dono do negócio, mas são alternativas para aumentar a liquidez das vendas.

Com a possibilidade da atração de mais clientes, a tendência é que o caixa não fique totalmente desabastecido, evitando o colapso em períodos com restrições mais duras.

Neste contexto de crise, o empresário deve estar sempre preparado para o pior. Portanto, é recomendado que ele compre o estritamente necessário para o dia a dia.

O contato com fornecedores ou as idas ao supermercado podem aumentar, mas o estoque enxuto evita eventuais perdas de produtos perecíveis em caso de novos endurecimentos da quarentena.

Mas, com o aumento da frequência das compras, ainda que em quantidades menores, o empresário deve ficar atento a fornecedores que podem ter problemas de entrega.

Foi o que enfrentou a rede de serviços de podologia Doctor Feet, que sofreu com o desabastecimento de máscaras e luvas, materiais usados pelos funcionários da marca.

Nesse caso, por serem insumos essenciais aos profissionais de saúde, a rede optou por investir em uma grande quantidade de produtos descartáveis, formando estoque para três meses.

A Doctor Feet tem 85 unidades, sendo que 90% delas ficam localizadas em shoppings, cujo funcionamento vem sendo mais afetado. Em média, uma unidade da marca faturava R$ 100 mil por mês antes da crise, valor que caiu pela metade na pandemia.

"O planejamento de longo prazo se tornou algo surreal. Passamos a viver uma semana de cada vez, tendo em vista que o fechamento do comércio e as restrições de horários assustam o consumidor e quebram o fluxo de caixa", afirma Jonas Bechelli, fundador.

Para sobreviver, a rede teve de diminuir o quadro de funcionários. Dos 1.500 empregados, cerca de 400 foram demitidos em abril do ano passado.

Reduzir as chamadas despesas fixas (que não apresentam relação com o custo do produto) e criar estruturas mais enxutas e flexíveis são medidas recomendadas em tempos de crise e incertezas, afirma Rubens Massa, professor do Centro de Empreendedorismo e Novos Negócios da Fundação Getulio Vargas (FGV).

"Independentemente do contexto externo, o empresário precisa criar ambiente responsivo aos diferentes cenários", afirma Massa.

Nos períodos em que há medidas mais rígidas de quarentena e menor movimento, uma alternativa é adotar a escala 12 horas/36 horas, em que o funcionário trabalha em um dia e folga no outro.

Assim, o empresário consegue economizar a metade do valor do vale transporte pago no mês, aliviando o caixa.

Nesse caso, ele precisa consultar a viabilidade da mudança com o sindicato ou associação da categoria e advogados para evitar eventuais processos trabalhistas.

Para ações mais rápidas, o ideal é que a empresa invista em um departamento de crise. Esse grupo formula decisões com menor apelo emocional, permitindo inclusive mudanças drásticas, afirma Barbosa, da C2W Consulting.

No Grupo Laces, que oferece tratamentos e linhas de produtos naturais, o comitê de crise, formado por 15 pessoas com cargos de liderança, foi criado no início da pandemia.

"A grande vantagem é a velocidade para se movimentar. No comitê, todos os assuntos são discutidos. Surgem desde ideias esdrúxulas até propostas transformadoras. Quando uma ideia é aprovada, sai um batalhão de gente para realizá-la", afirma o diretor-executivo do grupo, Itamar Cechetto.

Uma das ideias nascidas no comitê foi a transformação de salões de beleza em mercadinhos que oferecem hortifrútis, vinhos e itens de mercearia, limpeza, decoração, entre outros. A mudança, na época mais dura da pandemia, quando salões estavam fechados, ajudou na permanência dos 260 funcionários do grupo.

O dinheiro em caixa, que daria conta das despesas por cerca de três meses, foi fundamental para investimento no ecommerce e contratação de novos representantes comerciais, que ajudaram a expandir a distribuição de produtos capilares orgânicos desenvolvidos pelo grupo nas redes de varejo.

Mesmo com uma perda de receita de R$ 15 milhões, por causa do fechamento dos oito salões de beleza no início da pandemia, o grupo encerrou 2020 com o mesmo faturamento registrado em 2019.

"A gestão e o planejamento migram cada vez mais para a construção no dia a dia, buscando reação em tempo real dentro de um contexto de transformação e incerteza", afirma Massa, da FGV.