Todas as empresas que aderiram ao eSocial, sistema de escrituração criado pelo governo federal para unificar as informações de contribuições previdenciárias, dados de trabalhadores, como salários, admissões e demissões e comunicação de acidente de trabalho, estão dispensadas de manter o livro ou ficha de registro de seus funcionários.

Com a integração dos sistemas com a Carteira de Trabalho Digital, o lançamento das informações no eSocial já serão consideradas para efeito de registro do empregado e demais atualizações.

Portaria publicada no "Diário Oficial da União" na quinta-feira (31) prevê que, para os novos contratos, as regras já estão valendo; para os que estão em vigor, há um prazo de adaptação. 

As medidas têm efeito imediato para novas contratações, que já serão feitas com a Carteira Digital.

Com ela, o empregador não precisará mais pedir a apresentação do documento físico, em papel. O acesso ao sistema será feito com o login ao cadastro geral do governo federal, neste link.

Portanto, quem já foi MEI (Microempreendedor Individual) ou tem acesso ao Meu INSS, usará a mesma senha. Os trabalhadores que não têm terão de registrar uma senha. O login será o CPF.

A assessora jurídica da FecomercioSP (Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo de São Paulo), Sarina Manata, explica que, na prática, os empregadores continuarão lançando no sistema o mesmo volume de informações exigidos hoje no abastecimento do eSocial.

Com a carteira digital, no entanto, mais informações estarão disponíveis aos trabalhadores. 

A partir do momento em que empregador enviar um dado ao sistema do eSocial, como a data de início das férias ou um reajuste salarial, o trabalhador poderá consultar esses dados no aplicativo da Carteira de Trabalho Digital em 48 horas.

O prazo para a anotação inicial continua tendo de ser feito até o dia anterior ao início da atividade, como é hoje. O Ministério da Economia informou que o prazo vale tanto para o registro no livro de empregados, no caso das empresas que não estão obrigadas a usar o eSocial, quanto para os lançamentos nesse sistema. 

A assinatura na carteira de trabalho física teve o prazo alterado de 48 horas para cinco dias úteis antes do início do vínculo, mas se houve a anotação no livro de registro no prazo, o ministério diz considerar que a empresa tenha cumpridos as duas obrigações com uma única prestação de informações, a do livro.

Nessa etapa, o empregador precisa registrar no sistema CPF e data de nascimento do trabalhador, data da admissão, salário fixo e demais informações não específicas do cargo, como CBO  (Classificação Brasileira de Ocupações) e natureza da atividade, se urbana ou rural.

Outras informações do empregado, como nome completo, sexo, escolaridade e nacionalidade, dados dos dependentes e detalhes sobre o trabalho, como descrição do cargo e do salário variável têm de ser lançados até o dia 15 do mês seguinte ao início do contrato.

Férias, afastamentos e mudanças no contrato têm de ser informados até o dia 15 do mês seguinte. Se o empregado ficar doente ou sofrer um acidente, o sistema deve ser atualizado no 16º dia de afastamento.

A advogada trabalhista Alessandra Wasserman Macedo, do Melcheds - Mello e Rached avalia que o trabalhador passa a ter acesso a mais informações, que "vão ser de conhecimento do empregado, sendo que alguns deles antes eram anotados somente no livro da empresa ou ficha de registro."

Esses dados ficam em posse da empresa no modelo atual. Com a digitalização dos dados, o trabalhador poderá consultar as informações no aplicativo da carteira digital.

Hoje, a anotação na carteira de trabalho física traz nome completo do empregado, salário, cargo, CBO, data da admissão e desligamento e os dados da empresa (nome, CNPJ e endereço).

A advogada explica que outros registros também têm de ser feitos na carteira, como reajustes salariais, férias e contribuições sindicais, mas não há um prazo para que essas anotações sejam feitas, ou mesmo fiscalização. Com isso, muitas empresas só regularizavam o lançamento dessas informações na demissão do empregado.

Para os contratos vigentes, as empresas terão um prazo de 90 dias, contados a partir de 1º de janeiro de 2020, para complementar as informações dos funcionários conforme a portaria.

As empresas que não estão obrigadas a aderir ao eSocial terão um ano para acrescentar as informações aos livros de registros. Elas também não precisam usar o modelo digital da carteira de trabalho. Quem for contratado por uma precisará o documento impresso, o "livrinho" de capa azul.

Adesão ao eSocial Segundo o cronograma de implantação do eSocial, os optantes do Simples Nacional, as entidades sem fins lucrativos e os empregadores e produtores rurais que sejam pessoa física têm até o dia 8 de janeiro do ano que vem para começar a enviar as folhas de pagamento mensais no sistema. Contratos e demissões já devem estar sendo informados desde o mês de abril.

As empresas do Simples ainda não têm data para substituir a Gfip, guia para recolhimento de contribuições previdenciárias e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). A partir do próximo ano, começam a usar o sistema os órgãos públicos e organizações internacionais.