As pilhas de papel, os carimbos e os protocolos de documentos compõem a imagem das burocracias governamentais há anos. Para além da lentidão à agilidade dos processos, há o gasto permanente com material de escritório. Só no governo do Estado, são cerca de 500 folhas de papel usadas a cada minuto de expediente, segundo levantamento do próprio Poder Executivo.

A gestão de Renato Casagrande (PSB) afirma trabalhar para mudar o cenário e, até 2021, extinguir a abertura de novos processos pelo meio físico no Estado. Daqui a dois anos, procedimentos, por exemplo, para requerer licenças ambientais, requisitar medição de obras e pagamentos por serviços tramitarão eletronicamente, segundo a promessa. Quando a digitalização estiver concluída, a partir de 2021, o governo prevê economia anual de R$ 8 milhões.

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Um impacto concreto da (falta de) agilidade está na remessa de informações policiais para o Ministério Público do Estado (MPES), por exemplo. Cabe a este órgão transformar as apurações em processos judiciais. Hoje, quando a Polícia Civil conclui um inquérito, ele precisa ser levado fisicamente até a promotoria, movimento que pode levar alguns dias.

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"Inquéritos, boletins de ocorrência e outros procedimentos investigativos são feitos no nosso sistema, o Delegacia Online. Quando enviamos para o MPES ou para o Judiciário, tem que haver a impressão. E aí vai pelo sistema físico. Estamos começando a desenvolver tratativas para que o envio seja eletrônico", afirmou o chefe da Polícia Civil, delegado Darcy Arruda.

SISTEMA DIGITAL

O esforço para digitalizar os processos não começou neste governo. Lançado em julho de 2018, o sistema E-Docs foi desenvolvido em parceria entre o Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado (Prodest), a Secretaria de Controle e Transparência (Secont) e o Arquivo Público do Estado.

A implementação começou tornando exclusivo pelo novo sistema o caminho para a solicitação de diárias por servidores do governo estadual. Este ano, como explicou a secretária de Gestão e Recursos Humanos (Seger), Lenise Loureiro, foi estabelecido um cronograma de aprimoramento do sistema, com aumento gradual dos processos que precisam, obrigatoriamente, "nascer" no meio eletrônico.

Paralelamente, os servidores estão sendo capacitados a usar o sistema. De julho a dezembro, 3,5 mil funcionários públicos serão treinados pela Escola de Serviço Público do Espírito Santo (Esesp).

"Temos dois anos para começar a tramitar todos os novos processos de forma virtual. Cada órgão está buscando estratégias para cumprir a diretriz. Já percebemos um avanço grande. Além das diárias, só são registradas eletronicamente processos de obras, como medições para pagamentos e processos de indicações parlamentares", frisou a secretária.

Um processo qualquer no Executivo, segundo estudos da pasta, custa, em média, R$ 20,65, considerando gastos com papel, combustível para deslocar os calhamaços, tinta e arquivos. Se virtuais, a despesa média seria de R$ 0,23. Este ano, 24 mil processos já foram registrados no sistema. 

Lenise destaca que a proposta é digitalizar os processos novos. Os antigos não serão informatizados. O volume de papéis guardados nos escaninhos Estado afora inviabiliza a virtualização. "A economia é muito forte, mas não é só isso. É agilidade, ter diferentes controle e agilizar a prestação de serviços ao cidadão", disse.